Factuureisen

De factuur (en daarmee de factuureisen) neemt in de omzetbelasting (veelal ook BTW genoemd) een centrale plaats in. Bij leveringen en diensten tussen ondernemers onderling is tenslotte de omzetbelasting die door de leverende partij moet worden afgedragen aan de Belastingdienst in de regel bij de afnemende partij aftrekbaar als voorbelasting.
De afnemer mag de in rekening gebrachte omzetbelasting echter alleen aftrekken als hij een factuur heeft die aan alle wettelijke factuureisen voldoet. Bij geringe onvolledigheden of onjuistheden zal de inspecteur doorgaans een soepel standpunt innemen. De leverancier is echter altijd verplicht om de op een factuur vermelde omzetbelasting af te dragen, ook als de factuur niet aan alle eisen voldoet (en de afnemer deze eventueel niet kan aftrekken!). Er kan sinds 1 januari 2010 zelfs een zeer forse verzuimboete worden opgelegd aan de ondernemer die een onjuiste of onvolledige factuur uitreikt.
Het is dus van het grootste belang om goed te letten of aan alle factuureisen voldaan wordt op facturen die men uitreikt of die men van een leverancier ontvangt.

Artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting somt op welke gegevens op de factuur vermeld dienen te worden:

de datum van uitreiking;
een opeenvolgend factuurnummer (waarbij wel met meerdere reeksen gewerkt mag worden, zolang de factuur maar eenduidig kan worden geïdentificeerd);
naam, adres en BTW-identificatienummer van de leverancier (alleen vermelden van een postbus is niet voldoende volgens onze nationale wetgeving, het Hof van Justitie EU heeft echter geoordeeld dat deze eis te ver gaat);
naam en adres van de afnemer;
het BTW-identificatienummer van de afnemer als er sprake is van verlegging van BTW (de BTW wordt geheven van de afnemer) of van een intracommunautaire levering (aan een afnemer in een EU-lidstaat dus);
de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
de datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid;
datum waarop een vooruitbetaling is gedaan;
maatstaf van heffing (het tarief);
bij verschillend belaste leveringen moet telkens het van toepassing zijnde BTW-tarief vermeld worden of de eventueel van toepassing zijnde vrijstelling;
de eenheidsprijs exclusief BTW en de eventuele (vooruitbetalings)kortingen als die niet zijn inbegrepen in de eenheidsprijs;
het toegepaste BTW-tarief (0%, 9% of 21%) en het BTW-bedrag in euro’s;
eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en ontvangen voorschotten);
vermelding op de factuur of er sprake is van vrijstelling, levering van goederen naar een andere lidstaat van de EU, verlegging van de BTW of levering onder de margeregeling;
bij de levering van een vervoersmiddel moeten de gegevens over het vervoersmiddel (nieuw of gebruikt) op de factuur worden vermeld;
als de BTW door een fiscaal vertegenwoordiger wordt voldaan, dan moeten ook zijn naam, adres en BTW-identificatienummer vermeld worden.

Voor bepaalde branches, zoals het openbaar vervoer, taxivervoer en horeca, en bepaalde prestaties (bijvoorbeeld bij inruiltransacties) zijn de factuureisen vereenvoudigd.

Per 1 januari 2013 zijn enkele wijzigingen aangebracht m.b.t. de factuureisen (teneinde de Nederlandse wetgeving te conformeren aan de richtlijnen van de Europese Unie):

Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier of dienstverlener (“self-billing”), dan dient op de factuur vermeld te worden “Factuur uitgereikt door de afnemer”.
Indien een verleggingsregeling van toepassing is, dan dient op de factuur vermeld te worden “BTW verlegd”.
Indien die regeling van toepassing is, dan dient op de factuur vermeld te worden “Bijzondere regeling reisbureaus”.
Hetzelfde geldt voor “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”, “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”, “Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”.

Een aantal van de hierboven opgesomde factuureisen behoeft nog enige toelichting.

Opeenvolgend factuurnummer

Een factuur moet een nummer hebben dat deel uitmaakt van een reeks. Er mogen geen gaten in die reeks voorkomen. Soms wordt een factuur aangemaakt, die niet uitgereikt wordt of moeten naderhand correcties aangebracht worden op uitgereikte facturen. Foute facturen moeten dan bewaard worden en correcties moeten worden toegepast door de factuur terug te nemen en een nieuwe uit te reiken. De teruggenomen factuur moet in de administratie bewaard worden. Ook kunnen met een creditfactuur eventuele fouten in de eerdere factuur hersteld worden. In facturen die corrigerend zijn bedoeld, moet duidelijk verwezen worden naar de oorspronkelijke factuur. Elk document dat een wijziging aanbrengt in de oorspronkelijke factuur, geldt als een factuur. Zo’n document moet dan ook een opvolgend nummer hebben en aan de factuureisen voldoen.

Vermelding BTW-identificatienummer leverancier/dienstverrichter

Als ondernemer moet u altijd uw BTW-identificatienummer op uw factuur vermelden. Bij een fiscale eenheid voor de omzetbelasting moet het BTW-identificatienummer worden vermeld van het onderdeel van de fiscale eenheid dat de levering of de dienst heeft verricht.

Controle BTW-identificatienummer

Met ingang van 1 oktober 2012 is er één internetadres voor de controle van een BTW-identificatienummer of het adres en de woonplaats van een afnemer, zowel binnenlandse als buitenlandse. U moet hiervoor naar de website van de Europese Commissie.

Vermelding BTW-vrijstelling

Het is verplicht “enige aanduiding van een vrijstelling” te vermelden op de factuur. Dat hoeft niet zonder meer het wetsartikel te zijn op grond waarvan de vrijstelling van toepassing is, als maar duidelijk vermeld wordt dat er sprake is van een vrijstelling.

Vermelding margeregeling

Als de margeregeling voor gebruikte goederen van toepassing is, moet dit op de factuur vermeld worden. Het is verboden BTW te vermelden op een margefactuur. Dit neemt onduidelijkheid over de aard van de factuur weg.

Vermelding toepassing verleggingsregeling

Wanneer de BTW-heffing is verlegd naar de afnemer, moet dit uitdrukkelijk op de factuur gemeld worden, bijvoorbeeld met de regel “heffing verlegd”. Daarnaast is men verplicht het BTW-identificatienummer van de afnemer op de factuur te vermelden.

Specificatie vergoeding, eenheidsprijs en kortingen

De factuur moet de opbouw van het BTW-bedrag helder weergeven. De vergoeding moet daarom gespecificeerd zijn in: vrijgestelde omzet, naar algemeen tarief belaste omzet en naar het verlaagde tarief belaste omzet. Vervolgens dienen de eenheidsprijs en eventuele verstrekte kortingen apart vermeld te worden. Bij verrichte diensten moet de “omvang” van de dienstverlening vermeld worden op de factuur, bijvoorbeeld het gehanteerde uurtarief.

Vermelding fiscaal vertegenwoordiger en BTW-identificatienummer

Een fiscaal vertegenwoordiger wordt vaak aangesteld door een buitenlandse onderneming die in Europa niet over een vestiging beschikt. Geleverde goederen kunnen naar een centraal magazijn worden verscheept, en met behulp van een fiscaal vertegenwoordiger worden ingeklaard. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een dergelijk fiscaal vertegenwoordiger, moet de buitenlandse ondernemer op zijn facturen de gegevens van die vertegenwoordiger vermelden, alsmede diens BTW-identificatienummer.

Tijdstip van uitreiking van een factuur

Dan nog even over een verplichting die voortkomt uit artikel 35 van de Wet op de Omzetbelasting en die niet erg bekend is. Als eenmaal de verplichting bestaat om een factuur uit te reiken dan moet deze worden uitgereikt uiterlijk op de vijftiende dag na de maand waarin de levering of dienst verricht is. De hierop aangegeven BTW is verschuldigd op het moment dat de factuur wordt uitgereikt danwel had moeten worden uitgereikt. Daarbij komt dat het te laat uitreiken van een factuur gevolgen heeft voor de aftrek van voorbelasting bij de afnemer: deze heeft pas recht op aftrek zodra hij/zij de factuur ontvangen heeft. Periodiek factureren is toegestaan voor afzonderlijke leveringen of diensten, mits de periode niet langer is dan één maand.

De elektronische factuur

Elektronisch verzenden van een factuur is alleen toegestaan als dit wordt aanvaard door de afnemer. Indien de afnemer, zonder commentaar, de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de verzending van de elektronische factuur te hebben aanvaard. De elektronische facturen moeten uiteraard wel voldoen aan de hierboven behandelde factuurvereisten en bovendien moeten ze worden opgenomen in de administratie.

Informatie

Meer weten over onze dienstverlening als administratiekantoor?

Terug naar onze homepagina? Voor meer artikelen klikt u hier.

Om de leesbaarheid van dit artikel over de factuureisen te bewaren zijn uiteraard alleen de hoofdpunten van de materie besproken kunnen worden. Aan de juistheid van het artikel hebben we veel aandacht besteed. Aansprakelijkheid voor de inhoud of voor handelen van derden op basis van de inhoud kan niet worden aanvaard. Het is niet toegestaan om (delen van) de inhoud van onze website te gebruiken, te vermenigvuldigen of te verspreiden anders dan door een link te plaatsen naar de betreffende pagina van onze website.
© Administratiekantoor Visser & van Eck BV Capelle a/d IJssel. Auteur: mr. L.C. van Trotsenburg.