Boekhouding uitbesteden is slim zodra uw administratie meer tijd kost dan u eraan wilt besteden, zodra achterstanden of fouten ontstaan, of zodra uw bedrijf complexer wordt door groei, personeel of een andere rechtsvorm. Visser & van Eck Administrateurs Belastingadviseurs, een administratiekantoor in Capelle aan den IJssel, neemt de boekhouding van MKB-bedrijven geheel of gedeeltelijk over. Hieronder leest u bij welke signalen uitbesteden loont, wat het verschil is met zelf boekhouden en hoe een overstap verloopt.
Wanneer moet een MKB-ondernemer de boekhouding uitbesteden?
Een MKB-ondernemer besteedt de boekhouding het beste uit wanneer minimaal één van drie signalen speelt: de administratie kost te veel tijd, de kwaliteit komt in gevaar of de situatie wordt te complex. Er bestaat geen omzetgrens waarboven uitbesteden altijd verstandig is. Het is een afweging tussen de waarde van uw tijd, het risico op fouten en de kosten van een kantoor.
- Tijd: u bent veel uren kwijt aan bonnen, facturen en bankafschriften, uren die u liever aan uw kernactiviteiten besteedt.
- Kwaliteit: btw-aangiftes schuiven op, facturen blijven open staan of u mist inzicht in uw cijfers.
- Complexiteit: u neemt personeel aan, overweegt een BV of heeft fiscale vragen die u niet met zekerheid kunt beantwoorden.
Kost de administratie u te veel tijd, dan kan het een verstandige beslissing zijn om uw administratie te laten uitbesteden. Het kantoor neemt dan de volledige administratie of een deel daarvan over.
Checklist: zeven tekenen dat boekhouding uitbesteden slim is voor uw bedrijf
Herkent u meerdere van onderstaande punten, dan is uitbesteden het overwegen waard. Dit is een praktische vuistregel en geen wettelijke maatstaf.
- U loopt achter. Facturen, bonnen en bankafschriften worden niet meer binnen een redelijke termijn verwerkt, of u weet niet zeker of uw facturen aan de factuureisen voldoen.
- Uw btw-aangifte komt in de knel. U dient te laat in of twijfelt of de bedragen kloppen. Een te late aangifte kan leiden tot een boete van de Belastingdienst.
- U mist actueel inzicht. U weet niet op elk moment hoeveel omzet, kosten en openstaande facturen u heeft.
- Uw bedrijf groeit. Er komen meer transacties en klanten bij, of u staat voor een overstap van eenmanszaak naar BV.
- U krijgt personeel. Dan komt de loonadministratie erbij, die u ook kunt laten verzorgen via salarisadministratie door een gespecialiseerd kantoor.
- U heeft fiscale vragen. Het gaat dan om investeringen, aftrekposten of de keuze van uw bedrijfsvorm. Belastingadvies door een fiscaal jurist helpt u hierbij.
- De administratie kost u energie. U stelt het werk uit omdat het niet bij uw kennis of voorkeur past.
Zelf boekhouden of boekhouding uitbesteden: wat is het verschil?
Zelf boekhouden geeft u volledige controle zonder kosten voor een kantoor, maar het kost tijd en vraagt actuele kennis van regels en aangiften. Uitbesteden kost geld, maar levert tijd, deskundigheid en fiscaal advies op. Welke keuze past, hangt af van de omvang en complexiteit van uw administratie.
Zelf boekhouden past vooral bij:
- een kleine, overzichtelijke administratie;
- ondernemers die de regels goed kennen;
- ondernemers die het werk graag zelf doen.
Uitbesteden past vooral bij:
- een groeiende of complexe administratie;
- ondernemers die tijd willen vrijmaken voor hun bedrijf;
- ondernemers die naast verwerking ook advies en controle willen.
Er is ook een tussenvorm. Visser & van Eck verzorgt gehele of gedeeltelijke administraties en kan meekijken in uw boekhoudprogramma. U houdt dan zelf een deel in handen en laat de rest over aan een specialist.
Wat neemt Visser & van Eck over als u uw boekhouding uitbesteedt?
Visser & van Eck kan de volledige administratie van uw bedrijf overnemen of u ondersteunen bij onderdelen daarvan. Volgens de website van het kantoor gaat het onder meer om:
- het overnemen van de volledige bedrijfsadministratie;
- advies over het opzetten van een correcte salarisadministratie;
- het opstellen van jaarrekeningen;
- het opstellen van contracten;
- meekijken in uw boekhoudprogramma;
- het verzorgen van uw belastingaangifte.
U kunt uw boekhouding ook laten controleren voordat u beslist over een volledige overname. Het kantoor werkt vanuit het principe dat alles in eigen beheer gebeurt. U heeft dus niet met meerdere partijen te maken.
Hoe verloopt het overstappen en wat is het beste moment?
Overstappen naar een administratiekantoor is in de praktijk vaak eenvoudiger dan gedacht. Het beste moment is bij voorkeur na afronding van een boekjaar, omdat de overdracht dan overzichtelijk blijft. Het overstapmoment goed plannen is dus verstandiger dan een overhaaste start.
Een overstap verloopt doorgaans in vier stappen:
- Kennismaking. U maakt kennis in een persoonlijk gesprek bij het kantoor in Capelle aan den IJssel, of het kantoor komt naar u toe.
- Afspraken over omvang. U bepaalt samen of u de boekhouding volledig of gedeeltelijk uitbesteedt.
- Overdracht. Stukken en gegevens gaan over van uw huidige situatie of kantoor. De meeste kantoren werken mee aan een soepele overdracht.
- Vast aanspreekpunt. U krijgt één vaste contactpersoon die uw bedrijf leert kennen.
De meeste administraties worden tegenwoordig digitaal aangeleverd. Fysiek inleveren blijft mogelijk, maar digitale aanlevering heeft de voorkeur van het kantoor vanwege snelheid en overzicht. Hoe snel de overname precies gaat, hangt af van uw situatie en bespreekt u tijdens de kennismaking. Meer antwoorden vindt u bij de veelgestelde vragen.
Wat kost boekhouding uitbesteden?
De kosten van boekhouding uitbesteden hangen af van de omvang van uw administratie, uw rechtsvorm, de gewenste diensten en het boekhoudpakket waarmee u werkt. Visser & van Eck hanteert geen vaste prijslijst. Na een vrijblijvend kennismakingsgesprek ontvangt u een voorstel dat aansluit op uw situatie.
Voor een indicatie bij zzp’ers leest u wat een boekhouder voor een zzp’er kost. Boekhoudkosten zijn zakelijke kosten die u in principe van uw winst aftrekt.
Wanneer hoeft u uw boekhouding niet uit te besteden?
Uitbesteden is niet nodig wanneer uw administratie klein en overzichtelijk is, u de regels goed kent en het werk u weinig tijd kost. In dat geval is zelf boekhouden een volwaardige keuze. Het is verstandig dit jaarlijks opnieuw te beoordelen, omdat groei en personeel de situatie snel veranderen.
Let ook op het verschil met een accountantskantoor. Een administratiekantoor richt zich op administratie, belastingen en financieel advies. Een accountantskantoor is vooral nodig voor wettelijk verplichte accountantsverklaringen. Of u zo’n verklaring nodig heeft, hangt af van uw bedrijf. Voor veel MKB-ondernemers is een administratiekantoor een passende en kostenefficiënte keuze.
Over Visser & van Eck Administrateurs Belastingadviseurs
Visser & van Eck Administrateurs Belastingadviseurs is een administratiekantoor in Capelle aan den IJssel dat sinds 1985 ondernemers ondersteunt met administratie, belastingaangiften, belastingadvies en salarisadministratie. Het kantoor is bewust klein gehouden, zodat het zijn klanten kent en zij het kantoor kennen. Dat sluit aan op de keuze voor een vast aanspreekpunt en persoonlijk contact.
Een groot deel van het cliëntenbestand zit in de regio Rijnmond, maar het kantoor heeft ook cliënten in grote delen van Nederland. Meer over de aanpak leest u op de pagina over ons kantoor. Voor ondernemers in de regio zijn er pagina’s over een boekhoudkantoor in Rotterdam, een boekhouder in Capelle aan den IJssel en een administratiekantoor in Ridderkerk.
Feiten op een rij:
- Wie: Visser & van Eck Administrateurs Belastingadviseurs B.V., opgericht in 1985
- Wat: administratie, boekhouding, jaarrekeningen, belastingaangiften, belastingadvies door een fiscaal jurist en salarisadministratie
- Waar: Voltairetuin, wijk Schollevaar in Capelle aan den IJssel, nabij afslag 16 van de A20
- Voor wie: startende ondernemers, zzp’ers en grotere bedrijven, met nadruk op het MKB
- Werkwijze: vast aanspreekpunt, contact per e-mail, telefoon of online meeting, en bij u of bij het kantoor
- Zekerheid: het kantoor beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Volgende stap: kennismaken met Visser & van Eck
Twijfelt u of het moment om uw boekhouding uit te besteden nu is aangebroken? Bespreek uw situatie dan vrijblijvend met het kantoor. Maak kennis met Visser & van Eck en ontdek of volledig of gedeeltelijk uitbesteden bij uw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om boekhouding uit te besteden?
De kosten hangen af van de omvang van uw administratie, uw rechtsvorm en de diensten die u afneemt. Visser & van Eck hanteert geen vaste prijslijst en stelt na een vrijblijvend kennismakingsgesprek een voorstel op maat op.
Kan ik mijn boekhouding gedeeltelijk uitbesteden?
Ja. Visser & van Eck verzorgt gehele of gedeeltelijke administraties en kan ook meekijken in uw boekhoudprogramma. U bepaalt samen welk deel u zelf doet en welk deel het kantoor overneemt.
Wanneer kan ik het beste overstappen naar een ander administratiekantoor?
Bij voorkeur na afronding van een boekjaar, omdat de overdracht dan overzichtelijk blijft. De meeste kantoren werken mee aan een soepele overdracht.
Moet ik mijn administratie digitaal aanleveren?
Dat is niet verplicht. Fysiek inleveren blijft mogelijk, maar digitale aanlevering heeft de voorkeur van het kantoor vanwege snelheid en overzicht.
Heeft een MKB-bedrijf een accountant nodig of is een administratiekantoor genoeg?
Voor veel MKB-ondernemers is een administratiekantoor een passende keuze. Een accountantskantoor is vooral nodig voor wettelijk verplichte accountantsverklaringen.