Gebruikelijkheidstoets van de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd om werkgevers meer vrijheden te geven in hun onkostenvergoedingenbeleid en om de fiscale regels inzake onkostenvergoedingen te vereenvoudigen.
De werkkostenregeling kent echter wel 1 belangrijke beperking (naast de absolute grens van de vrije ruimte), namelijk de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer.

Het zal duidelijk zijn dat de toepassing van gebruikelijkheidstoets een bron van discussie met de Belastingdienst kan zijn binnen de werkkostenregeling. Het is aan de Belastingdienst om aannemelijk te maken, dat er sprake is van een ongebruikelijke situatie. Als de werkgever en de Belastingdienst er samen niet uitkomen, dan zal het uiteindelijk de fiscale rechter zijn die in concrete gevallen moet bepalen of de grens van 30% wel of niet overschreden wordt, dus of de Belastingdienst met succes het wapen van de gebruikelijkheidstoets heeft ingezet.
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk.

Hierna volgt een viertal voorbeelden van de toepassing van de gebruikelijkheidstoets. De voorbeelden zijn ontleend aan een brochure van de Belastingdienst over de werkkostenregeling.

U geeft 1 van uw werknemers een elektrische fiets van € 1.000. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. Deze situatie en de prijs van de fiets zijn niet ongebruikelijk. U mag de fiets volledig in de vrije ruimte onderbrengen.

U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U geeft het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, als loon aan.