Werkkostenregeling van 1 januari 2011 tot 1 januari 2015

Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. De bedoeling van de werkkostenregeling was om de fiscale regelgeving inzake vergoedingen en verstrekkingen een stuk eenvoudiger te maken dan de regeling zoals die voorheen bestond. In dit artikel kunt u lezen hoe de regeling was voor de jaren 2011 t/m 2014, de wijzigingen vanaf 1 januari 2015 bespreken wij op een aparte pagina.

Voorheen bestonden er veel categorieën vergoedingen en verstrekkingen, waarvoor fiscaal aparte regels golden. Denk aan producten uit eigen bedrijf, werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness. Deze regels zijn vervangen door één regeling: de werkkostenregeling. De werkkostenregeling houdt in dat een werkgever maximaal een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom (1,4% voor 2011 en 2012, 1,5% voor 2013 en 2014, 1,2% vanaf 2015, in 2020 1,7% over de eerste € 400.000 en 1,2% over het meerdere, waarbij de 1,7% tijdelijk verhoogd was naar 3% i.v.m. de Coronacrisis, in 2021 1,7% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere) in totaal mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Dit wordt de “vrije ruimte” van de werkkostenregeling genoemd. Als het totaal hoger is dan het toegestane percentage, dan moet over het meerdere 80% loonbelasting betaald worden. Deze afdracht vindt plaats in de vorm van een eindheffing. Het eindheffingsloon is geen loon voor de premie volkverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW.

Het grote voordeel van de werkkostenregeling is het feit dat er dus niet meer per individuele werknemer beoordeeld behoeft te worden of het gaat om een belaste vergoeding of verstrekking. Dit geeft de werkgever ook meer vrijheid om te bepalen hoeveel hij in bepaalde gevallen wel of niet wilt vergoeden. De werknemer behoeft ook geen bonnetjes in te dienen voor vergoedingen binnen de werkkostenregeling.
Als nadeel van de werkkostenregeling valt te noemen dat achteraf aangetoond moet kunnen worden hoeveel uitgegeven is. Dit betekent dat men in de administratie voorzieningen zal moeten treffen: uit de financiële administratie zal het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte gehaald moeten kunnen worden. Hier zal veelal de BTW dan nog handmatig bij opgeteld moeten worden. De beoogde administratieve vereenvoudiging lijkt de werkkostenregeling dan ook niet echt op te leveren. Ook bestaat de kans dat de vrije ruimte onderdeel uit gaat maken van CAO-onderhandelingen of bij overig arbeidsvoorwaardenoverleg. De kostenvergoedingen zouden hierdoor wel eens gedicteerd kunnen gaan worden, zoals ook gebeurd is met de kilometervergoeding van 19 cent.

Formeel moet de werkgever vooraf de vergoedingen en verstrekkingen wel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel waarvoor de werkkostenregeling gaat gelden, anders vormen deze gewoon belast loon. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen echter niet meer dan 30% afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is, de gebruikelijkheidstoets. Het meerdere vormt normaal belast loon.
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen binnen de werkkostenregeling, zoals de auto van de zaak. Verder is er een beperkt aantal vrijstellingen voor zakelijke kosten. Door de invoering van de werkkostenregeling kwamen alle eventueel bestaande afspraken met de fiscus omtrent (vaste) kostenvergoedingen of verstrekkingen, waarvoor geen vrijstelling geldt, te vervallen.

De werkkostenregeling is op 1 januari 2011 ingegaan, maar er gold vanaf de invoering meteen een overgangsregeling. Tot en met 2013 mocht men jaarlijks kiezen welk regime men wilde toepassen: het systeem van vergoedingen en verstrekkingen zoals dat tot 2011 gold of de werkkostenregeling. De invoering van de werkkostenregeling kon oorspronkelijk dus uitgesteld worden tot uiterlijk 2014. Het keuzeregime is nog eenmaal met een jaar verlengd, vanaf 1 januari 2015 is de regeling verplicht geworden.

De volgende posten vallen onder de strekking van de werkkostenregeling (dit zijn voorbeelden, dit is geen uitputtende lijst):

kerstpakketten en andere kleine geschenken;
maaltijden op de werkplek (forfaitaire waarde van € 3,35 per warme of koude maaltijd);
bedrijfsfitness (indien verstrekt op werkplek: waarde nihil);
werkruimte bij de werknemer thuis;
huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders en inwoning op de werkplek (waarde € 5,70 per dag);
internet en dergelijke communicatiemiddelen thuis;
contributie van personeelsverenigingen;
contributie voor vakvereniging;
fiets, elektrische fiets, scooter, et cetera;
parkeer-, veer- en tolgelden (m.u.v. auto van de zaak);
schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking;
apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis;
personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera;
producten van het eigen bedrijf;
reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer;
rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (waarde bedraagt echter nihil indien de personeelslening is verstrekt voor de eigen woning of voor een (elektrische) fiets of scooter, zie hierna);
werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen.

Niet onder de werkkostenregeling mogen gebracht worden: auto van de zaak (autobijtelling geldt), de dienstwoning (het genot bedraagt 18% van het loon), aan de werknemer vergoede of niet op de werknemer verhaalde boetes en vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten (dit alles vormt verplicht gewoon belast loon voor de werknemer).
Niet onder de werkkostenregeling behoeven te worden gebracht:

Voordelen die vallen buiten de dienstbetrekking. Voorbeelden hiervan zijn een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer, dit vormt geen loon. Zulke zaken worden eerder verstrekt uit sympathie of medeleven dan uit hoofde van het werkgeverschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat deze buiten het loon blijven. Deze kosten behoren dus niet tot de vrije ruimte van de werkkostenregeling en kunnen dus gewoon onbelast vergoed of verstrekt worden.
Intermediaire vergoedingen. Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor kosten gemaakt ten behoeve van derden die de werknemer voorschiet en die hij van de werkgever terugkrijgt. Het gaat om kosten die betrekking hebben op aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan het deel van zakelijke lunchkosten met een klant dat toerekenbaar is aan de klant. Bij intermediaire kosten speelt het element arbeidsbeloning dus geen rol. De vergoedingen/terugbetalingen gaan geheel buiten het loonbegrip om en zijn daardoor onbelast. Het begrip ‘intermediaire kosten’ zal naar alle waarschijnlijkheid voor discussies gaan zorgen. Het belang mag duidelijk zijn: het is belast (tegen factuurwaarde) of het is onbelast.
Klik hier voor enkele voorbeelden van intermediaire vergoedingen.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt aangevuld met een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Deze gerichte vrijstellingen kunnen naast de werkkostenregeling onbelast worden vergoed of verstrekt. Wel geldt hierbij dat de betreffende kosten per individu moeten worden geadministreerd en dat aan additionele voorwaarden moet zijn voldaan.
Ook is van een aantal verstrekkingen (loon in natura) de waarde op nihil gesteld. Deze zaken vallen dus wel formeel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, maar doordat hun waarde op nihil wordt gesteld gaan ze niet daadwerkelijk ten koste van de vrije ruimte.

De voornaamste gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling zijn:

kosten van openbaar vervoer, zowel abonnementen als losse kaartjes, en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer tot maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;
tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking (maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen);
cursussen, congressen, seminars en dergelijke voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer;
vakliteratuur;
studie- en opleidingskosten en outplacement;
procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
inschrijvingskosten voor wettelijke en niet-wettelijke beroepsregisters;
maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen;
verhuiskosten (kosten van een verhuizing voor het werk, tot een maximum van € 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de boedel);
extraterritoriale kosten (30%-regeling);
vanaf 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
vanaf 2020: kosten voor het aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (VOG).

Verstrekkingen met een nihilwaardering binnen de werkkostenregeling:

voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
arbo-voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis;
bedrijfsfitness indien verstrekt op de werkplek;
consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (er moet een logo van ten minste 70 cm² op staan), en werkkleding die op het werk achterblijft;
mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is (vanaf 2015 dus een gerichte vrijstelling indien voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium, zie hiervoor);
portable computer, notebook of laptop als het zakelijk gebruik meer dan 90% is (eveneens dus een gerichte vrijstelling vanaf 2015);
ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als de werknemer deze ook voor het werk gebruikt;
rentevoordeel van door de werkgever aan personeel verstrekte hypothecaire lening voor de eigen woning (is vervallen per 01-01-2016, het rentevoordeel mag ook niet onder de vrije ruimte worden gebracht of als eindheffingsloon worden bestempeld, maar vormt belast loon);
rentevoordeel van door de werkgever aan personeel verstrekte lening voor een (elektrische) fiets of scooter;
personeelsfeesten die gegeven worden op de werkplek van de werknemer.

Let op: alleen ter beschikking gestelde werkkleding, computers, mobiele telefoons (etc.), waarvan het eigendom bij de werkgever blijft, zijn vrijgesteld. Vergoedingen zijn niet vrijgesteld, maar komen ten laste van de vrije ruimte. Een voorbeeld: als een werkgever de telefoonrekening van een werknemer vergoedt, dan komt de factuurwaarde (inclusief BTW) ten laste van de vrije ruimte. Stelt die werkgever de mobiele telefoon ter beschikking voor de werkzaamheden, dan is er sprake van een verstrekking waarvan de waarde nihil is.

Formele regels en aandachtspunten binnen de werkkostenregeling

De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (m.a.w. werknemers die nog in dienst zijn). Hierop zijn 2 uitzonderingen: producten uit eigen bedrijf en kerstpakketten die verstrekt worden aan oud-werknemers vallen ook onder de vrije ruimte. De werkkostenregeling geldt per bedrijf. Bedrijven binnen een concern kunnen niet samengevoegd worden. (Gewijzigd vanaf 2015.)
Als hoofdregel voor de werkkostenregeling geldt dat vergoedingen en verstrekkingen tegen de factuurwaarde (incl. btw) worden gewaardeerd. Ontbreekt een factuur, dan geldt de waarde in het economische verkeer. Bij producten uit eigen bedrijf geldt in principe de normale consumentenprijs die door de consument betaald zou moeten worden (incl. btw). Bij de groothandel ligt dit anders. In dat geval wordt teruggevallen op de waarde in het economische verkeer, wat in dat geval de laagste prijs is die – op het moment dat de werknemer het product krijgt – voor dat product in de consumentenmarkt geldt. De werkgever mag uiteraard nog steeds bepaalde kosten “gewoon” bruteren. Zo kan de bovenmatige km-vergoeding gewoon belast worden, waardoor de ruimte in de werkkostenregeling groter blijft. In sommige gevallen (bijvoorbeeld bij toepassing van de 30%-regeling) kan bruteren goedkoper zijn dan 80% eindheffing! De werkgever hoeft geen bonnen of bewijzen te vragen van kosten die vergoed worden binnen de werkkostenregeling, maar de kosten worden wel beoordeeld d.m.v. de gebruikelijkheidstoets: de waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is.
Het verstrekken van een vaste periodieke onkostenvergoeding aan personeelsleden is binnen de werkkostenregeling nog steeds toegestaan. Deze dient echter wel vooraf onderbouwd te worden!

Hier vindt u een aantal voorbeelden van de toepassing van de werkkostenregeling.

Hoe werkt de overschrijding van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling?

Als een werkgever uitkomt boven de vrije ruimte, dan moet over het meerdere 80% eindheffing betaald worden binnen de werkkostenregeling.
Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte binnen de werkkostenregeling kan gekozen worden uit 3 methoden:

De werkgever berekent zijn vrije ruimte per aangiftetijdvak (doorgaans maand, soms 4 weken) van het lopende kalenderjaar en toetst aan de werkelijke fiscale loonsom van dat betreffende aangiftetijdvak. De overschrijding wordt derhalve meteen per maand (of 4 weken) afgewikkeld in de loonaangifte van dat aangiftetijdvak.
De werkgever schat zijn vrije ruimte op basis van de loonsom van het voorafgaande kalenderjaar. Vanaf het moment dat de werkkosten boven de aldus berekende vrije ruimte uitkomen, wordt dit in de loonaangifte verwerkt. Na afloop van het jaar herrekent de werkgever alles op basis van de werkelijke loonsom en werkkosten van het jaar. De herrekening vindt ofwel plaats in de laatste loonaangifte van het jaar, ofwel in de eerste loonaangifte van het volgende jaar.
De werkgever schat zijn vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en verdeelt dit over 12 maanden. Per maand toetst hij of de werkkosten boven de aldus berekende vrije ruimte uitkomen en verwerkt het een en ander in de loonaangifte. Na afloop van het jaar herrekent de werkgever alles zoals bij methode 2 is beschreven.

Let op: de belangrijkste wijziging die per 1 januari 2015 is doorgevoerd betreft de introductie van een jaarlijks afrekensysteem. Hierdoor is de oorspronkelijke onhandige periodieke toetsing gelukkig komen te vervallen.

Informatie

Meer weten over onze dienstverlening als administratiekantoor?
Terug naar onze homepagina? Voor meer artikelen klikt u hier.

Om de leesbaarheid van dit artikel over de werkkostenregeling te bewaren zijn uiteraard alleen de hoofdpunten van de materie besproken kunnen worden. Aan de juistheid van het artikel hebben we veel aandacht besteed. Aansprakelijkheid voor de inhoud of voor handelen van derden op basis van de inhoud kan niet worden aanvaard. Het is niet toegestaan om (delen van) de inhoud van onze website te gebruiken, te vermenigvuldigen of te verspreiden anders dan door een link te plaatsen naar de betreffende pagina van onze website.
© Administratiekantoor Visser & van Eck BV Capelle a/d IJssel. Auteur: mr. L.C. van Trotsenburg.