Werkkostenregeling

Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. De bedoeling van de werkkostenregeling was om de fiscale regelgeving inzake vergoedingen en verstrekkingen een stuk eenvoudiger te maken dan de regeling zoals die voor 2011 bestond.
Voorheen bestonden er veel categorieën vergoedingen en verstrekkingen, waarvoor fiscaal aparte regels golden. Denk aan producten uit eigen bedrijf, werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness.

Deze regels zijn vervangen door één regeling: de werkkostenregeling. Deze regeling houdt in dat een werkgever maximaal een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. (2025: 1,92% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere.) Dit wordt de “vrije ruimte” van de werkkostenregeling genoemd. Als het totaal hoger is dan het toegestane percentage, dan moet over het meerdere 80% loonbelasting betaald worden. Deze afdracht vindt plaats in de vorm van een eindheffing.

Het grote voordeel van de werkkostenregeling is het feit dat er dus niet meer per individuele werknemer beoordeeld behoeft te worden of het gaat om een belaste vergoeding of verstrekking. Dit geeft de werkgever ook meer vrijheid om te bepalen hoeveel hij in bepaalde gevallen wel of niet wil vergoeden. De werknemer behoeft ook geen bonnetjes in te dienen voor vergoedingen binnen de werkkostenregeling.

Als nadeel van de werkkostenregeling valt te noemen dat achteraf aangetoond moet kunnen worden hoeveel uitgegeven is. Dit betekent dat men in de administratie voorzieningen zal moeten treffen: uit de financiële administratie zal het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte gehaald moeten kunnen worden. Hier zal veelal de BTW dan nog handmatig bij opgeteld moeten worden.

We durven helaas wel te stellen dat de werkkostenregeling de beoogde administratieve vereenvoudiging niet heeft opgeleverd. Tot die conclusie komt u wellicht zelf ook als u zich door de rest van dit artikel hebt doorgeworsteld.

Formeel moet de werkgever vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel waarvoor de werkkostenregeling gaat gelden, anders vormen deze gewoon belast loon. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen echter niet meer dan 30% afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is, de gebruikelijkheidstoets. Het meerdere vormt normaal belast loon.

Voorbeelden van vergoedingen en vrijstellingen binnen de werkkostenregeling

De volgende posten vallen onder de strekking van de werkkostenregeling (dit zijn voorbeelden, dit is geen uitputtende lijst):

kerstpakketten en andere kleine geschenken;
maaltijden op de werkplek (forfaitaire waarde van € 3,90 per warme of koude maaltijd);
bedrijfsfitness (indien verstrekt op werkplek: waarde nihil);
werkruimte bij de werknemer thuis;
huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders en inwoning op de werkplek (forfaitaire waarde van € 6,70 per dag);
internet en dergelijke communicatiemiddelen thuis;
contributie van personeelsverenigingen;
contributie voor vakvereniging;
fiets, elektrische fiets, scooter, et cetera;
parkeer-, veer- en tolgelden (m.u.v. auto van de zaak);
schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking;
apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis;
personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera;
producten van het eigen bedrijf;
reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,23 per kilometer;
rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (waarde bedraagt echter nihil indien de personeelslening is verstrekt voor de eigen woning of voor een (elektrische) fiets of scooter, zie hierna);
werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen.

Niet onder de werkkostenregeling mogen gebracht worden: auto van de zaak (autobijtelling geldt), de dienstwoning (het genot bedraagt 18% van het loon), aan de werknemer vergoede of niet op de werknemer verhaalde boetes en vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten. Dit alles vormt verplicht gewoon belast loon voor de werknemer.

Niet onder de werkkostenregeling behoeven te worden gebracht:

Voordelen die vallen buiten de dienstbetrekking. Voorbeelden hiervan zijn een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer, dit vormt geen loon. Zulke zaken worden eerder verstrekt uit sympathie of medeleven dan uit hoofde van het werkgeverschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat deze buiten het loon blijven. Deze kosten behoren dus niet tot de vrije ruimte van de werkkostenregeling en kunnen dus gewoon onbelast vergoed of verstrekt worden.
Intermediaire vergoedingen. Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor kosten gemaakt ten behoeve van derden die de werknemer voorschiet en die hij van de werkgever terugkrijgt. Het gaat om kosten die betrekking hebben op aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan het deel van zakelijke lunchkosten met een klant dat toerekenbaar is aan de klant. Bij intermediaire kosten speelt het element arbeidsbeloning dus geen rol. De vergoedingen/terugbetalingen gaan geheel buiten het loonbegrip om en zijn daardoor onbelast.
Klik hier voor enkele voorbeelden van intermediaire vergoedingen.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is aangevuld met een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Deze gerichte vrijstellingen kunnen naast de werkkostenregeling onbelast worden vergoed of verstrekt. Wel geldt hierbij dat de betreffende kosten per individu moeten worden geadministreerd en dat aan additionele voorwaarden moet zijn voldaan.
Ook is van een aantal verstrekkingen (loon in natura) de waarde op nihil gesteld. Deze zaken vallen dus wel formeel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, maar doordat hun waarde op nihil wordt gesteld gaan ze niet daadwerkelijk ten koste van de vrije ruimte.

**De voornaamste gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling zijn:**

kosten van openbaar vervoer, zowel abonnementen als losse kaartjes, en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer tot maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer;
tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking (maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen);
cursussen, congressen, seminars en dergelijke voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer;
vakliteratuur;
thuiswerkvergoeding, maximaal € 2,35 per dag (bedrag 2024);
studie- en opleidingskosten en outplacement;
procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
inschrijvingskosten voor wettelijke en niet-wettelijke beroepsregisters;
maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen;
verhuiskosten (kosten van een verhuizing voor het werk, tot een maximum van € 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de boedel);
extraterritoriale kosten (30%-regeling);
gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
kosten voor het aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (VOG).

**Verstrekkingen met een nihilwaardering binnen de werkkostenregeling:**

voorzieningen op de werkplek (ook de thuiswerkplek) zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
arbo-voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis;
bedrijfsfitness indien verstrekt op de werkplek;
consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (er moet een logo van ten minste 70 cm² op staan), en werkkleding die op het werk achterblijft;
ov-jaarkaart en voordeelurenkaart;
rentevoordeel van door de werkgever aan personeel verstrekte lening voor een (elektrische) fiets of scooter;
personeelsfeesten die gegeven worden op de werkplek van de werknemer.

Let op: alleen ter beschikking gestelde werkkleding, computers, mobiele telefoons (etc.), waarvan het eigendom bij de werkgever blijft, zijn vrijgesteld. Vergoedingen zijn niet vrijgesteld, maar komen ten laste van de vrije ruimte. Een voorbeeld: als een werkgever de telefoonrekening van een werknemer vergoedt, dan komt de factuurwaarde (inclusief BTW) ten laste van de vrije ruimte. Stelt die werkgever de mobiele telefoon ter beschikking voor de werkzaamheden, dan is er sprake van een verstrekking waarvan de waarde nihil is.

Formele regels en aandachtspunten binnen de werkkostenregeling

De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (m.a.w. werknemers die nog in dienst zijn). Hierop zijn 2 uitzonderingen: producten uit eigen bedrijf en kerstpakketten die verstrekt worden aan oud-werknemers vallen ook onder de vrije ruimte. De werkkostenregeling geldt in principe per bedrijf. Bedrijven binnen een concern mogen samengevoegd worden.

Als hoofdregel voor de werkkostenregeling geldt dat vergoedingen en verstrekkingen tegen de factuurwaarde (incl. btw) worden gewaardeerd. Ontbreekt een factuur, dan geldt de waarde in het economische verkeer. Bij producten uit eigen bedrijf geldt in principe de normale consumentenprijs die door de consument betaald zou moeten worden (incl. btw). Bij de groothandel ligt dit anders. In dat geval wordt teruggevallen op de waarde in het economische verkeer, wat in dat geval de laagste prijs is die – op het moment dat de werknemer het product krijgt – voor dat product in de consumentenmarkt geldt. De werkgever mag uiteraard nog steeds bepaalde kosten “gewoon” bruteren. Zo kan de bovenmatige km-vergoeding gewoon belast worden, waardoor de ruimte in de werkkostenregeling groter blijft. In sommige gevallen (bijvoorbeeld bij toepassing van de 30%-regeling) kan bruteren goedkoper zijn dan 80% eindheffing! De werkgever hoeft geen bonnen of bewijzen te vragen van kosten die vergoed worden binnen de werkkostenregeling, maar de kosten worden wel beoordeeld d.m.v. de gebruikelijkheidstoets: de waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate (= meer dan 30%) afwijken van wat in dezelfde omstandigheden gebruikelijk is.

Het verstrekken van een vaste periodieke onkostenvergoeding aan personeelsleden is binnen de werkkostenregeling nog steeds toegestaan. Deze dient echter wel vooraf onderbouwd te worden!

Hier vindt u een aantal voorbeelden van de toepassing van de werkkostenregeling.

Hoe werkt de overschrijding van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling?

Na afloop van het kalenderjaar kan de werkgever voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat jaar vaststellen of de vrije ruimte wordt overschreden. De eventueel verschuldigde belasting wordt op de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar afgedragen. De verschuldigde belasting mag eventueel ook met de aangifte over het tweede tijdvak worden aangegeven en afgedragen. Daardoor heeft men wat meer tijd om een en ander administratief te ordenen.

Werkkostenregeling vanaf 2015

Informatie

Meer weten over onze dienstverlening als administratiekantoor? Naar onze homepagina? Voor meer artikelen klikt u hier.

Om de leesbaarheid van dit artikel over de werkkostenregeling te bewaren zijn uiteraard alleen de hoofdpunten van de materie besproken kunnen worden. Aan de juistheid van het artikel hebben we veel aandacht besteed. Aansprakelijkheid voor de inhoud of voor handelen van derden op basis van de inhoud kan niet worden aanvaard. Het is niet toegestaan om (delen van) de inhoud van onze website te gebruiken, te vermenigvuldigen of te verspreiden anders dan door een link te plaatsen naar de betreffende pagina van onze website. © Administratiekantoor Visser & van Eck BV Capelle a/d IJssel. Auteur: mr. L.C. van Trotsenburg.